2017年09月19日
仕事のコツ。
即処理、間違えない仕組みづくり。
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仕事が出来る人できない人というのがはっきりしている。それは仕事は速さと間違えないことを出来るかどうか。
間違える人の多くはやろうとしていることを後回しにするから忘れてしまう。
前職の会社で部署を再生させた時に、そこの部署に15人いて、任せられた仕事ができないと思っている。だから日々何をしていいかわからない。
クレームの処理をする。家賃の滞納者に訪問をする。いろいろなことをやっているのだけれど、何も解決できないから仕事だけが溜まっていく。そこで、こうしたら出来るんじゃないのと、先ず弁護士いるから相談して手続きをした。自分たちで出来るといって始めたのがきっかけ。それを何度かやっているうちに、なんとなく自分たちが出来るような気になって、やれる気になっていった。
一つの仕事ができるようになると二つのことが出来るようになる。そうやって前に進む。
あと内容を見てわかったのが、これを今日やらなければいけない。でも、明日これもやらなければいけない。やらなければいけないことが在るのだけれど一つも解決しない。だから仕事が溜まる一方。それはロスだから早く処理しましょう。
早く処理する方法は簡単なこと。メモすること。
毎日やるべきことを全て決着をつける。それを時系列にやっていっているうちに、仕事が処理できていく。そうすると効率が良くなる。
例えば、今、賃料の滞納督促をやっているけれど、どんどん解決していっている。長期の滞納が減っていってる。それは抱えないから。抱えないまま処理をしていくから処理が早い。
昨日も支払督促を指示したらその日のうちに書類を作成して裁判所に送付した。それは支払督促の書き方がわかっているから出来る事。
訴状はいつも自分で原稿を書いて出すのだけれど、あとで裁判官から言われないように、弁護士にチェックをしてもらって正しい形で出してくれるから早い。
訴訟ってのは出したら後は期日が決まってスタートをしたら必ず解決する。裁判で解決がつかないってことはない。逆に言うとそれを繰り返しやっているから早い。
もう一つ重要なのが、思ったらその場で電話をする。相手に繋がらなくても関係者に連絡を取る。電話をした段階で忘れても先方から連絡が来る。相手方にシグナルを出してもらう。そこで解決しなかったら自分が忘れてしまう。相手から連絡が来て思い出すから、指示がミスをすることがない。会議中に電話をしたり、連絡が来るからその場で解決するからメモも要らない。
例えば、オーナーさんから仕事を頼まれたとして、メモをして次の仕事をして、また何か仕事がきた時にメモをしても、メモだけしても仕事はスタートしないから解決しない。仕事は手をかけないと何も進まない。
何も進まないことで会社がリスクを抱えることになる。
仕事はその場で確認する。その場で指示をする。その場で解決する。解決する方法を手がける。手をかけないとダメ。
書かなければいけない原稿の期日がくる。いろいろなことがあるから優先順位に基いて全部サイボウズに入れる。その場で処理するために、やらなければいけないことを確認する。やらなかったら次の予定を入れる。その繰り返しをするから必ず終わるようになっている。
仕事のやるべきことが溜まってしまったら、仕事は手がつかなくなる。片っ端から片付けていってしまえば今日やることがわかるから、次のことをやることができるようになる。処理は必ず解決できる方法で動くこと。時間の掛かるものはスケジュールを入れて全部解決すること。
まず、手をかけること。仕事は手を付けないと何も進まない。
メモしたり、確認したりするのは作業としてはいいのだけれど、でも、手を付けなければ何も進まない。これを心がけてください。
必ず手をかける。確認する作業も相手方に電話して確認する。その場で解決する。そうすれば解決済みだから終わる。それをやりながら長期計画のものを全部やるから仕事が前に進む。出来ないのは出来ると思わないから。
仕事の能力って殆どの人はそんなに変わりがない。ただ、簡単なことだけれど、やろうと思う人、やらないと思う人。指示をした時に出来ないという人は全部できない。過去においてもやろうとしないから出来ない。出来ない回路はやろうとしない回路だから出来ると思って行動をする事が重要。そうすることで出来る仕事が増えていくから仕事の能力が高まる。
仕事を見ていても営業で売上が伸びる人とそうでない人、これは出来ると思っている人とできないと思っている人、そのことをよく理解して仕事に取り組んでください。お願いします。
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